Cosa è il "whistleblowing"?
Con il termine whistleblowing si intende la rivelazione spontanea da parte di un individuo, cosiddetto “segnalante” (in inglese “whistleblower” ovvero colui che soffia nel fischietto, come il vigile o l’arbitro, per richiamare l’attenzione) di un illecito o violazione o irregolarità commessa all’interno dell’azienda, del quale lo stesso ne è stato testimone oppure ne è stato informato.
Come posso fare una segnalazione?
Questa azienda ha messo a disposizione una piattaforma per le segnalazioni Whistleblowing accessibile su Internet all’indirizzo:
https://private.mygovernance.it/mywhistleblowing/griven/76640
Questa piattaforma garantisce la riservatezza dell'identità del segnalante e delle altre persone indicate nella segnalazione e protegge, con adeguate misure di sicurezza, le informazioni che vi sono trasmesse. Le segnalazioni possono trasmesse sia in forma scritta che in forma orale ma anche, su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto con la persona incaricata di gestire la segnalazione, che sarà fissato entro un termine ragionevole.
Chi può segnalare?
Dipendenti, dirigenti, membri degli organi amministrativi e di controllo, partners commerciali, consulenti, fornitori, e in generale chiunque abbia o abbia avuto una relazione lavorativa o di affari con la nostra azienda, anche lavoratori in prova o candidati ancora in fase di selezione, così anche ex-dipendenti o ex-collaboratori, ex-dipendenti di clienti o fornitori.
Cosa è possibile segnalare?
Le segnalazioni trasmesse attraverso il nostro portale Whistleblowing possono riguardare illeciti o violazioni commessi dalle persone che appartengono alla nostra azienda, che costituiscono violazione di leggi e regolamenti, di provvedimenti delle Autorità, di procedure e disposizioni aziendali e comunque comportamenti in grado di arrecare un danno alla collettività o ai consumatori di cui il soggetto segnalante abbia avuto notizia nell'ambito delle attività aziendali. La segnalazione deve contenere le informazioni utili ad accertare i fatti segnalati ossia informazioni che chi effettua la segnalazione ha fondati motivi di ritenere che siano vere al momento della segnalazione.
Cosa NON è possibile segnalare?
Non sono assolutamente prese in esame le rivendicazioni o le contestazioni di carattere individuale nei rapporti di lavoro o le lamentele relative a questioni di interesse personale, ad esempio i conflitti sul posto di lavoro, l'insoddisfazione per le condizioni di lavoro, l'organizzazione o la gestione del lavoro, il trattamento economico, le rivalse tra colleghi o verso i superiori; la segnalazione non deve essere utilizzata come strumento per risolvere le questioni personali sul lavoro. Non si possono segnalare violazioni sulla base di notizie prive di fondamento, acquisite solo sulla base di indiscrezioni o voci non attendibili, oppure notizie false o inventate allo scopo di danneggiare altre persone o l’azienda stessa.
Chi gestisce la mia segnalazione?
La nostra azienda ha designato la persona (cosiddetta Ricevente o Gestore delle Segnalazioni) che è specificamente autorizzata ed istruita a raccogliere e gestire le segnalazioni e con l’obbligo di tutelare la riservatezza del segnalante e di altre persone eventualmente coinvolte nella segnalazione. Il Ricevente della segnalazione ne verifica il contenuto per accertare i fatti e per consentire l'adozione delle misure che occorrono per prevenire o sanzionare le violazioni o gli illeciti che vengono accertati; il Ricevente ha l’obbligo della riservatezza: in funzione dei fatti segnalati, la nostra azienda potrebbe anche non essere informata prima di eventuali procedimenti giudiziari.
Come seguo l’esito della mia segnalazione?
Nella piattaforma software per trasmettere la segnalazione è possibile scegliere il canale di comunicazione tramite il quale si preferisce essere contattato; inoltre, è possibile accedere periodicamente alla propria segnalazione tramite la piattaforma stessa, per verificare se ci sono delle risposte o delle richieste da parte del Ricevente o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione, inserendo il token di 16 cifre che verrà rilasciato durante la segnalazione e che rimane in possesso esclusivamente del Segnalante. Per motivi di riservatezza, si consiglia di non usare un indirizzo aziendale di posta elettronica per essere ricontattati dal Ricevente.
Perché dovrei fare una segnalazione?
Le segnalazioni effettuate in buona fede e nell'interesse del bene comune permettono all'azienda di individuare per tempo e porre rimedio a comportamenti illeciti e violazioni che possono aggravarsi e danneggiare la collettività. Il sistema di whistleblowing è un vantaggio per l’azienda, perché significa rafforzare il proprio sistema di controllo interno e avere la possibilità di scoprire eventuali frodi e criticità prima che diano luogo a più gravi danni e/o responsabilità.
Quali garanzie ho come segnalante?
Al segnalante è garantita la riservatezza della sua identità e viene tutelato dalla legge contro ogni forma di ritorsione o discriminazione che potrebbe subire in conseguenza della segnalazione. Tuttavia, il segnalante non avrà diritto alla protezione nel caso in cui abbia concorso alla violazione o alla condotta illecita.
Si può segnalare in forma anonima?
Sì, l’anonimato è garantito; tuttavia, se inviando la segnalazione decidi di rendere nota la tua identità, è garantita la piena tutela della tua riservatezza secondo le disposizioni di Legge; inoltre, durante lo svolgimento degli accertamenti potrai essere informato sull'esito del procedimento.
C’è protezione da calunnia o diffamazione?
Le segnalazioni non devono contenere accuse che non sono vere o costruite allo scopo di danneggiare l’azienda o altre persone: le segnalazioni false, calunniose o diffamatorie sono vietate e vengono sanzionate ai sensi di legge. La persona che volutamente trasmette segnalazioni di questo tipo può subire un procedimento disciplinare o essere denunciato all’Autorità giudiziaria.
Come vengono trattati i dati personali?
I dati personali del segnalante e di altre persone coinvolte nella segnalazione saranno trattati nel rispetto della normativa applicabile in materia, tutte le informazioni relative alle finalità e alle modalità del trattamento sono disponibili nel portale Whistleblowing.
